Documentele justificative reprezintă fundamentul oricărei evidențe contabile. Ele atestă legalitatea și corectitudinea operațiunilor economico-financiare și sunt esențiale pentru transparența fiscală și conformitatea cu legislația din România. Acest articol oferă o perspectivă detaliată asupra importanței documentelor justificative, a elementelor esențiale pe care trebuie să le conțină și a prevederilor legale aplicabile.
Ce este un document justificativ?
Conform art. 6 alin. (1) din Legea contabilității nr. 82/1991, orice operațiune economico-financiară efectuată trebuie consemnată la momentul realizării acesteia într-un document care devine justificativ pentru înregistrarea contabilă.
Astfel, documentele justificative:
- Reprezintă dovada existenței unei tranzacții economice;
- Certifică faptul că o operațiune a fost efectuată conform realității și legislației;
- Constituie bază pentru calcularea și raportarea obligațiilor fiscale.
Prevederi legale esențiale privind documentele justificative
1. Legea contabilității nr. 82/1991
Conform acestei legi:
- Art. 6 alin. (1): Orice operațiune economico-financiară se înregistrează doar pe baza documentelor justificative.
- Art. 6 alin. (2): Documentele justificative angajează răspunderea persoanelor care le întocmesc, vizează, aprobă și le înregistrează în contabilitate.
2. Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile (OMFP nr. 2634/2015)
Aceste norme stabilesc:
- Punctul 2 din Normele generale de intocmire și utilizare a documentelor financiar – contabile, cuprinse in Anexa nr. 1 la OMFP nr. 2634/2015:
- Elementele principale pe care trebuie să le conțină un document justificativ sunt:
- Denumirea documentului;
- Data emiterii;
- Denumirea și datele de identificare ale părților implicate;
- Explicația operațiunii economice;
- Cantitatea, valoarea și alte detalii relevante;
- Semnătura persoanelor responsabile.
- Punctul 25: Factura este principalul document justificativ pentru înregistrarea operațiunilor economice în contabilitate. În cazul operațiunilor unde nu este obligatorie emiterea facturii (conform Codului fiscal), alte documente justificative pot include:
- Avize de însoțire a mărfii;
- Chitanțe;
- Extrase de cont bancar;
- Dispoziții de plată/încasare;
- Note contabile.
3. Ordinul 1802/2014 – Reglementări contabile privind situațiile financiare
Conform pct. 57 din acest ordin:
- Documentele justificative trebuie să reflecte întocmai modul de desfășurare a operațiunilor economico-financiare, respectând realitatea economică.
- Forma juridică a documentului trebuie să fie în concordanță cu natura economică a operațiunii.
4. Codul de Procedură Fiscală (Legea nr. 207/2015)
- Art. 72: Documentele justificative și evidențele contabile constituie probe pentru stabilirea bazei de impozitare. Alte acte doveditoare pot fi luate în considerare, dacă este cazul.
- Art. 73: Contribuabilul are sarcina de a dovedi cu documente justificative actele și faptele care stau la baza declarațiilor fiscale și a cererilor adresate organului fiscal.
Tipuri de documente justificative
1. Factura
Factura este documentul principal pentru înregistrarea operațiunilor economice și trebuie să conțină:
- Data emiterii;
- Datele furnizorului și ale beneficiarului;
- Cantitatea, denumirea și valoarea bunurilor/serviciilor;
- Totalul de plată și TVA-ul aplicabil.
2. Documente alternative
Pentru operațiunile care nu necesită factură, se utilizează:
- Avizul de însoțire a mărfii: Certifică transportul bunurilor.
- Chitanța: Confirmă primirea unei sume de bani în numerar.
- Extrasele de cont bancar: Dovedesc plățile și încasările efectuate prin bancă.
- Dispozițiile de plată/încasare: Sunt utilizate în cazul plăților în numerar în cadrul entității.
- Note contabile: Reflectă operațiuni care nu implică documente externe (de ex. amortizări).
3. Contractele
Contractele încheiate între părți pot servi drept document justificativ, cu condiția să fie susținute de alte documente financiare (ex. extrase de cont, chitanțe) care să confirme operațiunile.
Conformitatea cu realitatea economică
Conform Ordinului 1802/2014, contabilitatea trebuie să reflecte realitatea economică, chiar și atunci când forma juridică a documentelor justificative nu corespunde exact fondului operațiunilor. În acest context:
- Entitățile trebuie să țină cont de toate informațiile disponibile;
- Diferențele dintre natura economică și forma juridică a tranzacției trebuie clarificate și înregistrate corect.
Răspunderea persoanelor implicate
Potrivit art.6 alin (2) din Legea contabilității, documentele justificative angajează răspunderea:
- Emitentului, pentru corectitudinea întocmirii;
- Persoanelor care aprobă sau vizează documentele, pentru verificarea informațiilor;
- Contabilului, pentru înregistrarea corectă și la timp.
Concluzii și bune practici
Documentele justificative sunt esențiale pentru o evidență contabilă corectă și legală. Întocmirea și gestionarea lor conform legislației oferă entităților:
- Siguranță în cazul controalelor fiscale;
- Acoperire legală pentru tranzacțiile efectuate;
- O bază solidă pentru întocmirea situațiilor financiare.
