În contextul utilizării sistemului național RO e-Factura, gestionarea facturilor emise eronat implică respectarea strictă a legislației în vigoare și a procedurilor prevăzute de lege. În acest ghid, vom detalia pașii care trebuie urmați, conform prevederilor legale, pentru a corecta astfel de erori.
Cadru legal relevant
Pentru gestionarea facturilor eronate, următoarele acte normative constituie baza legală:
- OUG nr. 120/2021, aprobata prin Legea nr. 139/2022.
- Legea contabilității nr. 82/1991, republicată.
- Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, inclusiv art. 319 și 330.
- HG nr. 1/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Codului fiscal.
- Directiva 2014/55/UE și standardul european EN 16931
Situațiile în care o factură poate fi considerată eronată
Factura este considerată eronată dacă:
- Nu respectă structura specifică sistemului RO e-Factura.
- Conține greșeli în informațiile despre emitent, beneficiar sau produse/servicii.
- Prezintă valori incorecte, inclusiv TVA sau totaluri.
Procedura de remediere a facturilor eronate
Verificarea mesajului de eroare (dacă factura nu respectă structura)
Conform art. 4 alin. (5) din OUG nr. 120/2021, dacă factura transmisă nu respectă structura prevăzută, emitentul primește un mesaj cu erorile identificate.
Pași de urmat:
- Analizarea mesajului primit în sistemul RO e-Factura.
- Corectarea erorile menționate.
- Retrimiterea facturii în sistemul RO e-Factura.
Corectarea unei facturi transmise și acceptate de beneficiar
Dacă factura a fost transmisă beneficiarului și conține erori, se aplică prevederile art. 330 din Codul fiscal.
Opțiuni disponibile:
- Emiterea unei facturi corective.
- Emiterea unei facturi cu valorile negative, urmată de o nouă factură corectă.
Conținutul facturii corective (art. 330 alin. 1 lit. b)):
- Informațiile din factura inițială, inclusiv numărul și data.
- Valori cu semnul minus pentru rectificare.
- Informațiile și valorile corecte.
Gestionarea obiecțiilor beneficiarului
Conform art. 4 alin. (9) din OUG nr. 120/2021, dacă beneficiarul are obiecții, acesta trebuie să notifice emitentul în sistemul RO e-Factura, printr-un mesaj specific.
Pași de urmat de către emitent:
- Analizarea obiecțiilor comunicate de beneficiar.
- Stabilirea naturii erorii (de conținut, TVA, detalii contractuale).
- Procedarea la emiterea unei facturi corective sau a unui document rectificativ.
Implicații contabile
Conform Legii contabilității nr. 82/1991, orice operațiune economică trebuie:
- Înregistrată cronologic și sistematic.
- Bazată pe un document justificativ.
Facturile rectificate trebuie înregistrate în contabilitatea ambelor părți:
- Beneficiarul trebuie să înregistreze factura inițială și factura corectivă.
- Emitentul va evidenția rectificările în contabilitate, conform art. 6 alin. (1) din Legea contabilității.
Considerații fiscale
Conform art. 319 alin. (20) lit. r) și art. 321 din Codul fiscal:
- Evidențele contabile trebuie să includă facturile inițiale și rectificative.
- Facturile corectate trebuie să fie păstrate împreună cu documentația justificativă.
Limitări ale sistemului RO e-Factura
Conform art. 4 alin. (8),(9),(10) din OUG nr. 120/2021:
- Factura electronică transmisă nu poate fi returnată în sistem.Modificările se realizează exclusiv prin emiterea de documente corective.
- Obiecțiunile beneficiarului față de factura electronică trebuie comunicate emitentului, inclusiv prin sistemul național RO e-Factura.
- Corecția facturilor electronice se efectuează conform prevederilor din Codul fiscal, iar factura rectificativă se transmite prin același sistem național.
Conformitate cu standardele europene
Sistemul național RO e-Factura se bazează pe elementele definite de Directiva 2014/55/UE și standardul european EN 16931, asigurând astfel conformitatea cu specificațiile tehnice și de utilizare pentru facturile electronice utilizate în domeniul achizițiilor publice.Facturile storno/corectate trebuie să facă referire obligatorie la factura inițială, iar elementele BT-25 „Referința la o factură anterioară” si BT-26 „Data de emitere a facturii anterioare” sunt absolut necesare pentru a asigura trasabilitatea operațiunilor.
Gestionarea unei facturi eronate în sistemul RO e-Factura necesită respectarea strictă a procedurilor legale. Emitenții trebuie să colaboreze cu beneficiarii pentru clarificarea erorilor și să utilizeze mecanismele prevăzute de legislație pentru rectificare pentru evitarea sancțiunilor și asigurarea conformității.
